Más de 100 personas trabajan para que el acto de colación, el evento académico más importante y representativo de la universidad, se desarrolle con una organización de primer nivel y sea un momento inolvidable para los estudiantes y sus familias.
Este sábado 25 de abril se llevaron a cabo los dos primeros actos de colación de grado de este año, donde cerca de 500 estudiantes de la Universidad Católica Boliviana San Pablo, sede La Paz se recibieron de profesionales. Sin ser vistos, otro gran grupo de personas, en diferentes tareas, trabajó para el éxito de la actividad.
El equipo es amplio, son alrededor de 50 personas encargadas de la organización general y otro grupo similar de apoyo y respaldo. Los equipos de trabajo pueden ir desde 2 hasta 18 personas, la mayoría son personal de la universidad de las áreas de protocolo, kardex, mantenimiento, centro de sistemas, limpieza, comunicación, marketing y sonido y video del SECRAD. La labor es complementada con servicios externos de pantallas, cámaras y transmisión en directo. Cada persona desempeña una función que sumada en conjunto brinda trabajo en equipo.
Asimismo, estudiantes de diferentes carreras interesados en esta área ayudan a que el evento se desarrolle de manera óptima y secuencial, con el fin de mostrar que los estudiantes de la universidad no solo expresan su calidad académica, sino también una formación integral y humana.
El evento se planifica con un año de anticipación, no solo aborda el acto de colación, también múltiples tareas adicionales. La gestión se divide en tres periodos de tiempo para desarrollar tres actos de graduación en: abril, agosto y noviembre. Cuatro meses antes se inicia la organización logística general, el diseño del evento, la comunicación con los estudiantes a graduarse y se prepara la información para los trámites de titulación: estudiantes, carreras que participan y tipo de graduación.
Un mes antes, se preparan las fotografías de cada uno de los graduados para mostrarse en el evento. Las últimas dos semanas son las más movidas en las que se entregan las togas, birretes y bandas, se coordina la Santa Eucaristía para bendecir a los estudiantes, se prueban los equipos y las conexiones (exclusivas para este evento) y, finalmente, se concluye con la entrega de diplomas en el coliseo.
Al terminar, el equipo se encarga del desmontaje del coliseo y su limpieza. Una vez que este proceso concluye, comienza otro periodo de cuatro meses de preparación para los próximos eventos, donde el mismo equipo volverá a trabajar con su experiencia y compromiso.
